Servizi sanitari pubblici possono svolgere attività di studio e ricerca, spesso utilizzate anche  per tutelare meglio la salute del soggetto stesso, e uno dei sistemi più diffusi per  acquisire informazioni  è il questionario. Può essere utile allora conoscere quali  accorgimenti vanno adottati per rispettare la legge e non rinunciare a ottenere i dati necessari.

Il Codice per la Protezione dei Dati Personali (D. Lgs. 196/2003) impone prima di tutto due limiti generali:

Principio di necessità nel trattamento dei dati  ( Art. 3 del Codice)

I sistemi informativi e i programmi informatici sono configurati riducendo al minimo l’utilizzazione di dati personali e di dati identificativi, in modo da escluderne il trattamento quando le finalità perseguite nei singoli casi possono essere realizzate mediante, rispettivamente, dati anonimi od opportune modalità che permettano di identificare l’interessato solo in caso di necessità.

E ancora: (autorizzazione  generale n. 2/2009)

L'autorizzazione è rilasciata, altresì, … per scopi di ricerca scientifica, anche statistica, finalizzata alla tutela della salute dell'interessato, di terzi o della collettività in campo medico, biomedico o epidemiologico, …, e la disponibilità di dati solo anonimi su campioni della popolazione non permetta alla ricerca di raggiungere i suoi scopi.

Divieto di diffusione dei dati personali ( artt. 22, comma 8, e  26, comma 5, del Codice)

I dati idonei a rivelare lo stato di salute non possono essere diffusi

Bisogna quindi chiedersi prima se ci serve sapere – per lo scopo della ricerca- quel tale dato: es: fa differenza se il soggetto è coniugato piuttosto che convivente? O ci basta sapere se vive da solo o con altri?

Non si dovrà in nessun caso distribuire, stampare e diffondere, o pubblicare su internet o su una rete di servizio il database con i singoli “record” delle interviste, anche se venissero eliminati i dati identificativi diretti:  soltanto dati aggregati infatti escludono di poter in qualche modo identificare un singolo soggetto. La frequenza minima che la normativa definisce come sufficiente per escludere questo rischio di identificabilità è TRE (codice  deontologico della ricerca scientifica e statistica)

Spesso si utilizza l’anonimato per poter acquisire informazioni  delicate da soggetti che diversamente non sarebbero  disposti a  fornirle.  Ma quando possiamo parlare di anonimato?

Un questionario è anonimo se non contiene informazioni tali da poter essere ricondotto all’intervistato: non basta quindi che non ci siano cognome e nome. Se poi i questionari sono somministrati da una persona (al telefono o  de visu) sulla base di un elenco (che evita per esempio che  vi sia più di un questionario compilato per la stessa persona)  non è corretto parlare di “assoluto anonimato”. Se successivamente è previsto  un  follow up, conoscere il soggetto è  necessario e di nuovo non si può dire che la ricerca garantisce l’”assoluto anonimato”.  Il suggerimento è di essere chiari e dettagliati nell’informativa che si deve dare prima di far compilare il questionario.

Le persone infatti devono poter essere informate chiaramente di che cosa si tratta (art 7 del Codice) e perciò è bene specificare:

-          come si sono estratti i casi, qual è la base di dati  da cui si è partiti

-          qual’ è lo scopo del questionario, a chi si daranno i risultati, che saranno sempre essere in forma aggregata,  in modo tale che non si risulti possibile ricollegare le informazioni ai soggetti che le hanno fornite

-          quali tipi di dati personali vengono trattati e in che fasi: es: il questionario è anonimo, ma può esservi trattamento del dato personale (anagrafico) per verificare se una persona aderisce o no e non  sottoporla due volte a questionario.    Le informazioni sulla salute  possono essere invece prive di dati personali, e quindi effettivamente  anonime  

-          Chi può conoscere i dati personali e se verranno riutilizzati anche dopo l’analisi del questionario  

-          chi è il titolare  (in genere l’Ente) e il responsabile (in genere dirigente del servizio) del trattamento dei dati, con i recapiti  necessari per poterlo contattare.

E’ bene ricordare che il Codice prevede che i dati personali identificativi e quelli sensibili, fra cui quelli sulla salute, debbano essere conservati separatamente, e il loro abbinamento avvenga di volta in volta soltanto nel momento in cui occorre svolgere operazioni che necessitano del  dato identificativo.  (art.22, commi 6 e 7):

6.I dati sensibili e giudiziari contenuti in elenchi, registri o banche di dati, tenuti con l'ausilio di strumenti elettronici, sono trattati con tecniche di cifratura o mediante l'utilizzazione di codici identificativi o di altre soluzioni che, considerato il numero e la natura dei dati trattati, li rendono temporaneamente inintelligibili anche a chi è autorizzato ad accedervi e permettono di identificare gli interessati solo in caso di necessità.

7. I dati idonei a rivelare lo stato di salute e la vita sessuale sono conservati separatamente da altri dati personali trattati per finalità che non richiedono il loro utilizzo. I medesimi dati sono trattati con le modalità di cui al comma 6 anche quando sono tenuti in elenchi, registri o banche di dati senza l'ausilio di strumenti elettronici.

Nel caso del questionario cartaceo si potrà registrare un numero identificativo univoco creato appositamente, riportato sulla parte staccabile  dove si  trovano i dati identificativi e sulla parte dove  si annotano le risposte.  Sarà così possibile effettuare anche la trascrizione dei questionari senza conoscere il soggetto che ha risposto. La codifica delle risposte  sarà quindi adeguata per evitare il riconoscimento.

In linea generale, infine,  per i questionari riguardanti dati sensibili è necessario documentare il consenso:

-          In calce all’informativa si può scrivere:

Il sottoscritto, ….   …..   nato il …. dopo essere stato informato degli scopi e delle modalità di trattamento dei suoi dati personali per la ricerca……    dà il  proprio consenso  all’uso dei dati personali compresi quelli relativi alla salute.

Data___                                                                                                         firma_____

-          Se si stampa in duplice copia la pagina dell’informativa, la si può staccare e lasciare all’interessato conservandone una copia firmata e datata.

Infine se trattasi di  dati relativi a un minore, il consenso – previa informativa -  dovrà essere prestato da chi esercita la potestà:  genitori o tutore del minore.