• Lo strumento
• Per approfondimenti

Lo strumento

Il contenuto di questo articolo è stato aggiornato nella pubblicazione: Lavorare con i gruppi. Una raccolta di tecniche di partecipazione, realizzata da Dors a ottobre 2019.


Il Metaplan è una tecnica orientata ad ottimizzare il processo di comunicazione all'interno di un gruppo per favorire in una arco di tempo limitato il conseguimento di risultati, mantenendo un coinvolgimento profondo dei partecipanti.
Prosegue la nostra carrellata di tecniche che favoriscono i processi di partecipazione ed empowerment.

Il Metaplan è uno strumento di moderazione in grado di attivare processi di partecipazione per esplorare nuove prospettive a partire dal contributo dei membri di un gruppo. Può essere utilizzato per definire piani di azione e per raggiungere decisioni condivise.

Nato negli anni settanta in Germania da un'idea dei fratelli Schnelle, il Metaplan (è anche un marchio registrato di un'organizzazione che opera in ambito aziendale) è basato sulla raccolta di opinioni dei partecipanti attraverso l'uso di tecniche di visualizzazione e la loro successiva organizzazione in blocchi logici fino alla formulazione di piani in cui sono evidenziate le problematiche rilevate e le possibili soluzioni.

I partecipanti sono riuniti in una sala e sono dotati di una serie di materiali di lavoro: cartoncini, carte a forma di figure geometriche, pennarelli colorati, bollini adesivi, puntine, ecc., attraverso i quali ognuno può esprimere le proprie considerazioni su grandi pannelli appesi alle pareti che man mano vanno a rappresentare l'intero processo di lavoro del gruppo.

In genere l'attività segue una sequenza codificata suddivisa in due blocchi, il primo nel quale si sviluppa il momento della creatività e della selettività, il secondo nel quale di approfondiscono i problemi specifici e si stabiliscono le azioni da intraprendere.

In pratica un workshop che utilizza la tecnica del metaplan è articolato attraverso le seguenti fasi:

1. si condivide la metodologia di lavoro
2. attraverso un brainstorming, le opinioni dei partecipanti in merito al tema della discussione sono riportate su dei cartoncini colorati che saranno attaccati sui pannelli e quindi visibili a tutti
3. le opinioni espresse individualmente sono aggregate e selezionate
4. a partire da ogni aggregazione sono formati dei gruppi di lavoro con il compito di analizzare, proporre idee e soluzioni, e far emergere elementi problematici relativi all'aspetto su cui si è scelto di lavorare
5. se necessario le ulteriori idee generate dai gruppi di lavoro possono dare avvio ad ulteriori sottogruppi che approfondiranno aspetti sempre più particolari
6. si condivide il lavoro dei gruppi attraverso una presentazione in plenaria che porta all'eventuale definizione del piano d'azione

La presentazione visiva permette a tutti i partecipanti di appropriarsi della logica della discussione e di contribuire a disegnare, selezionare e ordinare le soluzione che via via emergono. Inoltre l'uso dei supporti visivi permette anche a chi normalmente non partecipa alle discussioni di sentirsi maggiormente autorizzato a contribuire, mentre chi è più estroverso è obbligato a fermarsi per dare spazio agli altri. L'obiettivo della tecnica è ridurre al minimo l'interazione sterile e la genericità dei contributi.

La trascrizione dei contributi scritti sui pannelli e la loro traduzione in affermazioni verbali sono compiti del moderatore, che svolge anche i seguenti:

• gestire il fattore spazio-tempo del workshop
• favorire la creatività e la distensione dei partecipanti
• assicurarsi che tutti comprendano il metodo di lavoro
• fare chiarezza sugli obiettivi e le aspettative del gruppo
• promuovere la convergenza delle idee
• favorire l'identificazione dei risultati raggiunti in relazione agli obiettivi e alle aspettative prefissate

Il moderatore può anche occuparsi di preparare in anticipo delle domande chiave per promuovere la partecipazione dei presenti.

Vantaggi della tecnica

• Permette di rafforzare la comunicazione all'interno di un gruppo attraverso l'integrazione tra elementi orali e visivi
• Promuove la ricerca di prospettive nuove
• Consente l'espressione di tutti i partecipanti superando gerarchie e preconcetti
• Consente il raggiungimento di accordi in un tempo accettabile

Limiti

• successo della tecnica dipende in gran parte dalle capacità organizzative e di sintesi del moderatore
• Non è applicabile nei casi in cui sussistano forti conflitti all'interno del gruppo o gerarchie di potere che non sono state scardinate: la comunicazione diviene effettivamente efficace solo se a tutti sono date uguali opportunità di influenzare quanto accade all'interno del gruppo.
• Richiede particolare attenzione agli aspetti logistici e al materiale (cartoncini di diverse forme e colori, pannelli su cui fissarli, locali con spazi adeguati).
• Costi del materiale.
• Verificare che la scrittura non sia un ostacolo alla partecipazione (es persone anziane o con bassa scolarità, persone che non padroneggiano la lingua del workshop)

Per approfondimenti

Sul tema della progettazione partecipata si veda il documento Dors: La progettazione partecipata intersettoriale e con la comunità.

Altri strumenti, che possono essere utilizzati per permettere ad un gruppo di lavorare sulla definizione partecipata e comune dei problemi, sono: GOPP, brainstorming, nominal group, focus group e world cafè. Queste tecniche, insieme alla Metaplan, sono descritte nel documento Dors: Lavorare con i gruppi. Una raccolta di tecniche di partecipazione, realizzata a ottobre 2019.

La tecnica Metaplan (Dors, 2019)